Introductie
De Zelfscan E-mailarchivering is een hulpmiddel voor Rijksorganisaties om inzicht te krijgen in de implementatie van een werkwijze e-mailarchivering, conform de Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid' (hierna: Handreiking). Op basis van 23 vragen krijgt u -na het invullen van deze vragenlijst- een toegespitst advies op tien deelonderwerpen, zoals Verantwoordelijkheid, Plan van Aanpak, Budget of Technische oplossing. Dit advies is gebaseerd op de huidige, interne situatie binnen de organisatie (en de evt. overige organisaties waarvoor de Zelfscan wordt ingevuld). Het bestaat uit toegespitst advies per vraag en een totaalscore. Deze informatie zal niet verder gedeeld worden en is alleen bedoeld voor de eigen organisatie.
Achtergrond
Het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk schrijft voor dat alle rijksorganisaties in 2021 een werkwijze voor e-mailarchivering moeten invoeren, waarbij geldt dat in principe alle e-mail van ambtenaren bewaard wordt voor een periode van tien jaar. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief.
Er is een concrete toezegging gedaan aan de Tweede Kamer dat emailarchivering in 2021 wordt ingevoerd bij in ieder geval de kerndepartementen. Na 2021 wordt dit gefaseerd verder ingevoerd bij alle Rijksorganisaties, conform het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk.
Starten met de Zelfscan
De Zelfscan E-mailarchivering bestaat uit 23 vragen, duurt ca. 20-25 minuten om in te vullen. Aangezien het een meerkeuzevragenlijst betreft, is het advies om het antwoord te geven dat zo dicht mogelijk de dagelijkse werkelijkheid weergeeft. U kunt de vragenlijst altijd tussentijds stoppen en later verder gaan waar u was gebleven door bovenaan het scherm "Hervat later" aan te klikken en de instructies te volgen. Na afronding van de vragenlijst, kunt u de uitkomsten lokaal opslaan door deze als PDF te exporteren. De PDF-export laat alle ingevulde antwoorden zien met de daarbij behorende code (A1 t/m A4). De adviezen vindt u verderop in de PDF door deze code te matchen met de code in het advies. De totaalscore wordt niet opgeslagen in de PDF-export dus deze zal u zelf moeten opschrijven of bewaren middels een screenshot.
Let op: bij sommige vragen en adviezen staat extra toelichting en links naar nuttige achtergrondinformatie. Deze informatie staat in de tekstbox voorzien van dit vraagteken-icoon.
